Kumppania Oy:n Bubblo+ -palvelun testaus Diakon Palvelut Oy:ssä

Testatut teknologiat ja testausaika

Kumppania Oy:n Bubblo+ -palvelua testattiin reilun kuuden kuukauden ajan (17.10.2022-26.4.2023) Diakon Palvelut Oy:ssä. Bubblo+ on työhyvinvoinnin kehittämistä tukeva palvelu. Palvelu toimii sekä sovelluksen kaltaisesti (ei vielä saatavissa sovelluskaupasta) että nettiselaimessa. Palvelu skaalautuu myös älylaitteille. Sovellus mittaa kyselyillä säännöllisesti henkilöstön työn imua, tarmokkuutta, uppoutumista ja omistautumista sekä suositteluhalukkuutta. Tässä testauksessa kyselyihin vastattiin viikoittain.

Tiimin vetäjä lisää työntekijät palveluun. Palvelusta työntekijä näkee vastauksensa ja voi tarkistaa tiimin vastausten keskiarvon. Henkilökunnan vastaukset ovat anonyymejä. Palvelu tuottaa tuloksista yhteenvedon uutiskirjeen muodossa kuukausittain ja lähettää sen automaattisesti osallistujien sähköpostiin. Tulosten perusteella palvelu voi ehdottaa työntekijälle vinkkejä työhyvinvoinnin kehittämiseen.

Palvelun tarkoituksena on tukea esimiestä ja henkilöstöä hyvinvointiin ja jaksamiseen liittyvissä teemoissa ja niiden puheeksi nostamisessa. Palvelu tuo lähes reaaliaikaisesti esille tiimin työn imun, innostuksen ja merkityksellisyyden kokemukset, joita voi olla muutoin vaikea havaita ja tunnistaa. Palvelun tavoitteena on helpottaa esimiehen johtamistyötä, tarjota tietoa siitä, mihin asioihin pitäisi kiinnittää huomiota, tuoda esille muutoksia sekä nostaa esille keskustelun aiheita.

Asiakaskuvaukset

Palvelua testattiin Diakon Palvelut Oy:ssä henkilökunnan kanssa. Testaukseen osallistui esimiestiimi sekä Yrjönkadun ja Metsämiehenkadun fysio- ja toimintaterapiatiimit. Testauksessa oli mukana 30 henkilökunnan edustajaa, joista 20 antoi kirjallista palautetta testauksesta.

Onnistumiset

Henkilökunnasta kuusi arvioi saaneensa erittäin hyvin tietoa palvelun käytöstä testauksen alussa järjestetyssä koulutustilaisuudessa, yksitoista melko hyvin ja kolme ei osannut sanoa. Kolmetoista vastaajaa arvioi Bubblo+ -palvelun käyttämisen olevan erittäin helppoa, kuusi melko helppoa ja yksi melko vaikeaa. Seitsemän vastaajaa koki palvelun toimivan erittäin hyvin, seitsemän melko hyvin ja kuusi melko huonosti. Avoimissa vastauksissa henkilökunta tarkensi, että he kokivat haastavaksi sopivan vastausvaihtoehdon puuttumisen joissain kysymyksissä. Toisaalta avoimissa palautteissa nähtiin tärkeäksi, että palvelu oli helppo avata sähköpostista kyselyn tullessa ja siihen pystyi palaamaan, kun töiden osalta oli sopiva hetki kyselyn täyttämiselle. Vastaamisen keston seuranta koettiin hyväksi, jolloin vastaamiseen kuluva aika oli helposti suhteutettavissa omaan ajankäyttöön. Palvelu koettiin helppokäyttöiseksi, selkeäksi ja teknisesti hyvin toimivaksi.

Palvelun koettiin antavan kokonaiskuva työhyvinvoinnin tasosta tiimissä. Henkilökunnan mukaan palvelu mahdollisti tiimin työssä jaksamisen ja työhyvinvoinnin jatkuvan seurannan arjessa. Samalla henkilökunta pystyi vertaamaan omia tuloksia tiimin yhteistuloksiin ja pohtimaan, missä tiiminä voisi parantaa. Henkilökunta koki, että he olisivat voineet käydä sisäisesti tuloksia enemmän läpi ja pohtia ongelmallisimpia tilanteita, jotta tuloksista olisi saatu enemmän hyötyä. Vastauksissa henkilökunta pohti myös, mitkä pitäisivät olla heidän organisaationsa raja-arvot, jolloin asioita nostettaisiin enemmän yhteisesti keskusteltavaksi.

Vastaajat kertoivat palvelun herättäneen havainnoimaan jaksamista ja innostuneisuutta. Vastaajista yksitoista koki palvelun työhyvinvointiin liittyvät vinkit melko hyödyllisiksi, seitsemän ei kovin hyödylliseksi, yksi ei lainkaan hyödylliseksi ja yksi ei osannut ottaa kantaa. Palvelun vinkkien koettiin sisältäneen paljon tärkeää tietoa ja keinoja itsensä johtamisen tueksi sekä vinkkejä erilaisiin elämäntilanteisiin ja siihen, miten itse voi parantaa hyvinvointia työpaikalla. Vinkkejä haettiin mm. rauhoittumiseen, keskittymisen tukemiseen ja palautumiseen liittyen. Kokeneimmille työntekijöille palvelun sisältö oli osittain opitun kertausta ja mieleen palauttamista.  Palvelun harjoitteet koettiin sopiviksi, helposti toteutettaviksi ja lempeiksi. Tärkeäksi koettiin, että palvelu ohjaa armeliaisuuteen itseä kohtaan ja tukee harjoituksilla oman olotilan parantamista.

Palvelun suurimmiksi hyödyiksi nimettiin oman ja tiimin työhyvinvoinnin tilanteen seuranta sekä esimiehille kohdentuvat tulokset henkilöstön jaksamisesta. Palvelun ajateltiin herättävän keskustelua työhyvinvoinnista ja madaltavan kynnystä puhua mieltä askarruttavista aiheista. Palvelun koettiin herättelevän ajattelemaan työhyvinvointia ja jaksamista sekä antavan välitöntä palautetta ja sopivia vinkkejä käyttöön. Palvelun koettiin sisältävän paljon hyvää aineistoa työhyvinvoinnista. Hyödyiksi mainittiin myös palvelun jatkuvuus ja systemaattisuus sekä nykyaikaisuus, digitaalisuus, helppokäyttöisyys, nopeus ja visuaalisuus.

Kehittämisajatukset

Henkilökunta ehdotti palveluun harvempaa kyselytiheyttä ja arviointiasteikon tarkennusta, jotta vastausvaihtoehdoista löytyisi monipuolisemmin erilaisiin tilanteisiin soveltuva vastaus. Kysymyksiin ja kyselyn saapumisen ajankohtaan ehdotettiin vaihtelevuutta. Henkilökunta toivoi osallistujien työyhteisöön, työhön ja sen järjestelyihin kohdennettuja kysymyksiä mm. työn tasaisesta jakautumisesta, kokeeko työntekijä hänellä olevan keinoja vaikuttaa kuormittuneisuuteensa tai kokeeko hän saavansa tarpeeksi tukea kollegoilta. Vastaajien mukaan palvelu voisi tiedustella arjen jaksamisesta. Työssäjaksaminen ja arjen jaksaminen resonoivat keskenään ja siten arjessa tapahtuvat jaksamisen muutokset saattavat vaikuttaa myös työhön. Henkilöstön mukaan palvelussa voisi olla myös yllätyksellisyyttä tai pelillisiä ominaisuuksia, jotka tukisivat palvelun käyttöä.

Henkilökunta ehdotti, että palvelun raportointia kehitetään ja tuloksissa tapahtuvien muutosten erittelyä selkeytetään tarkemmaksi, jolloin tuloksia olisi helppoa seurata ajan kuluessa. Palvelussa voisi olla toiminto, jolla työntekijä voisi halutessaan jakaa tuloksiaan esimiehelle. Tämä voisi tukea puheeksi ottamista matalammalla kynnyksellä esimiehen kanssa.

Palveluun voisi tulla säännöllisesti uutta sisältöä. Sisältöihin voisi jäädä merkintä siitä, että se on katsottu. Haastetehtävien kesto voisi olla etukäteen nähtävissä. Osa vinkeistä voisi olla lyhyitä video- ja äänisisältöjä, kuten rentoutus- ja keskittymisharjoituksia. Visuaalisuudella voisi lisätä vinkkien erottuvuutta ja palvelun elämyksellisyyttä. Henkilökunnan mukaan vinkit ja uudet sisällöt voisi nostaa osaksi kuukausikirjettä. Henkilökunnan mukaan palveluun voisi kehittää myös työhyvinvointiin ja sen johtamiseen liittyviä laajempia palvelupaketteja.

Soveltuvuus

Testauksen osallistujamäärä oli pieni, joten tuloksia voidaan pitää suuntaa antavina. Henkilökunnan mukaan palvelu soveltuu hyvin tiimin työhyvinvoinnin tilan selvittämiseen ja seurantaan. Palvelu mahdollistaa työntekijöille oman työhyvinvoinnin tilan tarkistamisen suhteutettuna muun tiimin tunnelmaan. Palvelun koettiin tarjonneen tukea työhyvinvoinnin mittaamiseen, kokonaiskuvan tiimin tilanteesta ja mahdollistavan jatkuvan datan keräämisen. Henkilökunnan mukaan testauksen aikana saatu materiaali on hyvää, mutta testauksen keston vuoksi vertailudataa työhyvinvoinnin kehityksestä ei saatu paljoa. Henkilökunnan mukaan kokeilua pidemmän aikavälin seuranta mahdollistaisi tulosten tarkemman analysoinnin, kuormittavien ruuhkahuippujen tunnistamisen ja niiden hoitamisen.

Palvelun käytön arvioitiin vahvistaneen työhyvinvointiin liittyvää tietoisuutta erityisesti yksilötasolla. Palvelun ajateltiin olevan hyvä väline yhteisen keskustelun pohjaksi. Tulosten avulla voidaan helpommin sanoittaa asioita, ja huomioida, mitä niille voidaan tehdä tai mihin ei voida vaikuttaa. Henkilökunnan vastausten mukaan palvelu voisi tukea mielialatrendien muutosten huomaamisessa niin yksilö- kuin tiimitasolla. Henkilökunnan mukaan työntekijät voisivat käyttää tuloksiaan osana työnohjauksen keskusteluja, ja tarpeen tullen jakaa tuloksia myös työterveyspalvelujen tuottajalle. Henkilökunta kertoi tehneensä kokeilun pohjalta joitakin pieniä muutoksia arjessaan. Palvelun todettiin olevan hyvä muistuttaja siitä, että työntekijällä itsellään on myös vastuu ja keinoja huolehtia työhyvinvoinnistaan.

Henkilökunnan mukaan palvelu voisi soveltua esimerkiksi isompiin organisaatioihin, joissa HR-yksikkö on etäämmällä työntekijöistä. Palvelu voisi tuoda esille yksiköiden välisiä eroja, mahdollistaa niihin puuttumisen ja hyvien käytäntöjen selvittämisen.

Raportin laatija: Niina Holappa, Prizztech Oy